POLITYKA PRYWATNOŚCI APLIKACJI AION MIND
Wersja obowiązująca od dnia 02.10.2026
1. DEFINICJE
1.1. Dla celów Polityki, wprowadza się następujące definicje:
1.1.1. Administrator – AION EU spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, al. Jana Pawła II 22, 00-133 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, której akta rejestrowe przechowywane są przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem 0000982843, posiadająca NIP: 5252916445 oraz REGON: 385284795 i kapitał zakładowy w wysokości 5.050 złotych;
1.1.2. Polityka – niniejsza Polityka prywatności;
1.1.3. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
1.1.4. Użytkownik – każda osoba fizyczna korzystająca z Aplikacji.
1.2. Dane osobowe to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
1.3. Do Polityki znajdują zastosowanie definicje wskazane w Regulaminie dostępnym pod adresem https://aionmind.com/regulamin, z zastrzeżeniem definicji wskazanych w ust. 1.1. powyżej.
2. POSTANOWIENIA OGÓLNE
2.1. Polityka określa zasady przetwarzania danych osobowych gromadzonych w związku z korzystaniem z Aplikacji przez Użytkownika.
2.2. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w tym RODO oraz niniejszą Polityką prywatności.
2.3. Administrator zastrzega sobie prawo do powierzenia przetwarzania danych osobowych Użytkownika podmiotom trzecim, z którymi współpracuje na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, zgodnie z wymogami RODO.
2.4. W przypadku, gdy Użytkownik przetwarza w Aplikacji dane osobowe osób trzecich, występuje on jako administrator tych danych osobowych, zaś Usługodawca występuje jako podmiot przetwarzający w rozumieniu RODO.
3. CELE ORAZ PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH W APLIKACJI
KORZYSTANIE Z APLIKACJI
3.1. Dane osobowe Użytkowników oraz treści wprowadzane, generowane lub przechowywane w Aplikacji są przetwarzane w zależności od celu przetwarzania i na podstawach prawnych wskazanych poniżej:
3.1.1. w celu zawarcia i wykonania Umowy, w tym utworzenia i obsługi Konta, udostępniania funkcjonalności Aplikacji, przechowywania treści Użytkownika oraz rozpatrywania reklamacji - podstawą prawną jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
3.1.2. w celach analitycznych i statystycznych - podstawą prawną jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na prowadzeniu analiz korzystania z Aplikacji, jej funkcjonalności, stabilności i wydajności;
3.1.3. w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi - podstawą prawną jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust 1 lit. f RODO) polegający na ochronie jego praw;
3.1.4. w celu zapewnienia prawidłowego działania funkcjonalności Aplikacji, w tym generowania, przetwarzania i przechowywania treści Użytkownika oraz przekazywania danych do zewnętrznych Modeli AI – podstawą prawną jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
3.1.5. w celu realizacji płatności za korzystanie z Aplikacji i obsługi rozliczeń, w tym przekazywania zewnętrznemu operatorowi płatności danych niezbędnych do realizacji płatności – podstawą prawną jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a w celu wystawiania i przechowywania faktur oraz realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych – niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
3.2. Administrator rejestruje w logach systemowych wybrane informacje dotyczące korzystania z Aplikacji, w szczególności zdarzenia logowania, wywołania funkcji, adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce oraz dane dotyczące błędów i wydajności systemu. Dane te są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w prawnie uzasadnionym interesie Administratora polegającym na zapewnieniu bezpieczeństwa teleinformatycznego Aplikacji, zapobieganiu nadużyciom i atakom cybernetycznym, administrowaniu systemem, diagnozowaniu błędów oraz zapewnieniu stabilności i prawidłowego działania Aplikacji. Logi diagnostyczne gromadzone w ramach opcjonalnej funkcji Tracing, obsługiwanej przez PostHog Inc., podlegają mechanizmom maskowania danych pozwalających na identyfikację osoby przed ich przekazaniem do tego podmiotu. Funkcja Tracing jest domyślnie wyłączona i może zostać aktywowana przez Użytkownika.
3.3. Jeżeli Użytkownik korzysta z funkcji konwersji mowy na tekst, transkrypcji spotkań lub generowania odpowiedzi głosowych dostępnych w Aplikacji, Administrator przetwarza dane głosowe, treść nagrań lub inne dane niezbędne do wykonania wybranej przez Użytkownika funkcjonalności. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, ponieważ przetwarzanie jest niezbędne do świadczenia funkcjonalności wybranej i uruchomionej przez Użytkownika. Dane głosowe nie są wykorzystywane przez Administratora do identyfikacji biometrycznej osób. Jeżeli nagranie obejmuje głosy lub wypowiedzi innych osób, Użytkownik jest zobowiązany zapewnić zgodność dokonania nagrania, jego przekazania do Aplikacji oraz transkrypcji z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności poinformować te osoby o nagrywaniu i transkrypcji oraz zapewnić odpowiednią podstawę prawną przetwarzania ich danych.
3.4. Dostęp do danych w Aplikacji jest ograniczany za pomocą stosowanych przez Administratora środków technicznych i organizacyjnych, w szczególności kontroli dostępu opartej na rolach, mechanizmów nadawania granularnych uprawnień oraz mechanizmu Row Level Security (RLS). Wybrane zdarzenia i operacje związane z dostępem do danych mogą być rejestrowane i monitorowane w zakresie niezbędnym do zapewnienia bezpieczeństwa Aplikacji, diagnostyki, wykrywania nieprawidłowości oraz zapewnienia rozliczalności operacji.
3.5. Usługobiorca, który dokonuje zakupu dostępu do Aplikacji jest proszony o podanie danych niezbędnych do obsługi zamówienia: imię i nazwisko, nazwa firmy (jeżeli występuje), NIP (jeżeli występuje), adres do doręczeń, adres e-mail.
3.6. Użytkownik dokonujący samodzielnej rejestracji w Aplikacji podaje dane w Formularzu Rejestracji: adres e-mail, hasło do Konta, nazwę Użytkownika.
MARKETING I KOMUNIKACJA
3.7. Administrator może przetwarzać dane osobowe Użytkownika w celach marketingowych, w tym w szczególności: wyświetlania reklam kontekstowych (niezwiązanych z preferencjami Użytkownika), wyświetlania reklam behawioralnych dopasowanych do zainteresowań Użytkownika (za zgodą), wysyłki newslettera (jeżeli Użytkownik zapisze się na tę usługę), kontaktu w ramach marketingu bezpośredniego (e-mail, SMS, telefon – wyłącznie za zgodą).
3.8. W związku z kierowaniem do Użytkownika reklam, które nie są dopasowane do preferencji Użytkownika (reklama kontekstowa), przetwarzamy dane Użytkownika na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającego na promowaniu własnych Usług i Aplikacji. W przypadku wykorzystywania plików cookies lub podobnych technologii do wyświetlania reklam Administrator uzyskuje zgodę Użytkownika w zakresie wymaganym przepisami prawa.
3.9. Administrator może przetwarzać dane osobowe Użytkownika, w tym dane z plików cookies i podobnych technologii, dla celów marketingowych związanych z wyświetlaniem reklam dopasowanych do zainteresowań Użytkownika (reklama behawioralna). Przetwarzanie takie odbywa się wyłącznie na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą Użytkownik może wycofać w każdej chwili.
3.10. Jeżeli Użytkownik zapisze się na newsletter lub wyrazi zgodę na otrzymywanie e-mailowych informacji o nowościach w Aplikacji, Administrator przetwarza jego adres e-mail w celu wysyłki newslettera i informacji marketingowych na podstawie zgody Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz zgodnie z przepisami dotyczącymi komunikacji elektronicznej. Zgoda może zostać wycofana w każdym czasie, w szczególności poprzez link rezygnacji zamieszczony w każdej wiadomości.
3.11. Użytkownik ma prawo w dowolnym momencie wycofać wyrażoną zgodę na przetwarzanie danych w celach marketingowych, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem zgody.
4. PLIKI COOKIES ORAZ PODOBNA TECHNOLOGIA
4.1. Aplikacja wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie, które mogą umożliwiać zapisywanie informacji na urządzeniu Użytkownika lub uzyskiwanie dostępu do informacji już zapisanych na tym urządzeniu. Technologie te są wykorzystywane w szczególności w celu zapewnienia prawidłowego działania Aplikacji, uwierzytelniania, zapewnienia bezpieczeństwa, analizy korzystania z Aplikacji oraz prowadzenia działań marketingowych.
4.2. W aplikacji mogą być stosowane zarówno cookies własne, jak i cookies podmiotów trzecich. Podmioty trzecie mogą wykorzystywać cookies lub podobne technologie w związku ze świadczeniem usług analitycznych, bezpieczeństwa, obsługi płatności, marketingu, remarketingu lub automatyzacji komunikacji. Aktualna lista wykorzystywanych narzędzi i dostawców jest dostępna w panelu ustawień cookies.
4.3. Cookies i podobne technologie niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez Użytkownika, zapewnienia bezpieczeństwa, uwierzytelnienia lub utrzymania sesji mogą być stosowane bez odrębnej zgody, w zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy prawa. Pozostałe cookies, w szczególności analityczne, marketingowe i remarketingowe, są stosowane wyłącznie po uzyskaniu zgody Użytkownika.
4.4. Użytkownik może wyrazić zgodę na stosowanie opcjonalnych cookies za pośrednictwem banera lub panelu ustawień cookies, a następnie wycofać ją lub zmienić jej zakres w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Wyłączenie cookies niezbędnych może uniemożliwić korzystanie z niektórych funkcji Aplikacji.
4.5. Administrator wykorzystuje cookies i podobne technologie w następujących celach:
4.5.1. utrzymania sesji i uwierzytelniania Użytkownika;
4.5.2. zapewnienia bezpieczeństwa Aplikacji, w tym wykrywania nadużyć i nieautoryzowanych prób dostępu;
4.5.3. zapamiętywania ustawień i preferencji Użytkownika;
4.5.4. analizy korzystania z Aplikacji oraz tworzenia statystyk i raportów dotyczących jej funkcjonowania, w tym przy wykorzystaniu Google Analytics — wyłącznie po uzyskaniu zgody Użytkownika, jeżeli zgoda jest wymagana przepisami prawa;
4.5.5. prowadzenia działań marketingowych i remarketingowych, w tym prezentowania reklam dopasowanych do zainteresowań Użytkownika, oraz automatyzacji komunikacji — wyłącznie po uzyskaniu zgody Użytkownika;
4.5.6. analizy korzystania z Aplikacji, w tym przy wykorzystaniu map ciepła lub nagrań sesji — wyłącznie po uzyskaniu zgody Użytkownika, jeżeli zgoda jest wymagana przepisami prawa. Przed przekazaniem danych operatorowi danego narzędzia Administrator stosuje mechanizmy ograniczania i maskowania danych, w szczególności haseł, danych uwierzytelniających i innych informacji poufnych. Zakres maskowania zależy od konfiguracji danego narzędzia.
5. UPRAWNIENIE OSÓB, KTÓRYCH DANE SĄ PRZETWARZANE
5.1. Każda osoba, której dane osobowe dotyczą ma prawo:
5.1.1. do dostępu do danych - zgodnie z art. 15 RODO:
5.1.1.1. Użytkownik ma prawo uzyskać od Administratora potwierdzenie, czy przetwarza dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce, Użytkownik ma prawo:
5.1.1.1.1. Uzyskać dostęp do swoich danych osobowych,
5.1.1.1.2. Uzyskać kopię swoich danych osobowych,
5.1.1.1.3. Uzyskać informacje o celach przetwarzania, kategoriach przetwarzanych danych osobowych, o odbiorcach lub kategoriach odbiorców tych danych, planowanym okresie przechowywania danych Użytkownika albo o kryteriach ustalania tego okresu (gdy określenie planowanego okresu przetwarzania danych nie jest możliwe), o prawach przysługujących Użytkownikowi na mocy RODO oraz o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego, o źródle tych danych, o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu oraz o zabezpieczeniach stosowanych w związku z przekazaniem tych danych poza Unię Europejską,
5.1.2. do sprostowania lub zmiany danych - zgodnie z art. 16 RODO:
5.1.2.1. Użytkownik ma prawo żądania od Administratora niezwłocznego sprostowania dotyczących go danych osobowych, które są nieprawidłowe,
5.1.2.2. z uwzględnieniem celów przetwarzania, Użytkownik, którego dane dotyczą ma prawo żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych lub zmiany danych, w tym danych teleadresowych i adresowych, w tym przez przedstawienie dodatkowego oświadczenia,
5.1.2.3. Użytkownik może wnieść o sprostowanie lub uzupełnienie danych osobowych w formie wiadomości e-mail na wskazany adres: support@automation.house. Administrator odpowiednio przedstawi Użytkownikowi link do zmiany danych.
5.1.3. do usunięcia danych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”) - zgodnie z art. 17 RODO:
5.1.3.1. Użytkownik ma prawo żądania usunięcia wszystkich lub niektórych danych osobowych,
5.1.3.2. Użytkownik ma prawo żądania usunięcia danych osobowych, jeżeli:
5.1.3.2.1. dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były przetwarzane,
5.1.3.2.2. wycofał określoną zgodę, w zakresie w jakim dane osobowe były przetwarzane w oparciu o jego zgodę,
5.1.3.2.3. dane osobowe są przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego, a Użytkownik wniósł sprzeciw wobec takiego przetwarzania – w zakresie, w jakim dotyczy ono marketingu bezpośredniego,
5.1.3.2.4. dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem,
5.1.3.2.5. dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie Państwa członkowskiego, któremu Administrator podlega.
5.1.3.3. Pomimo żądania usunięcia danych osobowych, w związku z wniesieniem sprzeciwu lub wycofaniem zgody, Administrator może zachować pewne dane osobowe w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, jak również do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega Administrator. Dotyczy to w szczególności danych osobowych obejmujących: imię, nazwisko, adres e-mail, które to dane zachowywane są dla celów rozpatrywania skarg oraz roszczeń związanych z korzystaniem z usług Administratora czy też dodatkowo adresu, które to dane zachowywane są dla celów rozpatrywania skarg oraz roszczeń związanych z umowami o świadczenie usług.
5.1.4. do ograniczenia przetwarzania danych - zgodnie z art. 18 RODO:
5.1.4.1. Użytkownik ma prawo do żądania ograniczenia przetwarzania jego danych osobowych w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO. W okresie ograniczenia Administrator może przechowywać dane, natomiast ich dalsze przetwarzanie jest dopuszczalne wyłącznie w przypadkach przewidzianych w art. 18 ust. 2 RODO.
5.1.4.2. Użytkownik ma prawo do żądania ograniczenia wykorzystania danych osobowych w następujących przypadkach:
5.1.4.2.1. gdy kwestionuje prawidłowość swoich danych osobowych – wówczas Administrator ogranicza ich wykorzystanie na czas potrzebny do sprawdzenia prawidłowości danych;
5.1.4.2.2. gdy przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a zamiast usunięcia danych Użytkownik zażąda ograniczenia ich wykorzystania;
5.1.4.2.3. gdy dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub wykorzystywane, ale są one potrzebne Użytkownikowi w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
5.1.4.2.4. gdy wniósł sprzeciw wobec przetwarzania jego danych osobowych – wówczas ograniczenie następuje na czas potrzebny do rozważenia, czy ze względu na szczególną sytuację Użytkownika ochrona jego interesów, praw i wolności przeważa nad interesami realizowanymi przez Administratora.
5.1.5. do przenoszenia danych - zgodnie z art. 20 RODO: Użytkownik ma prawo otrzymać dotyczące go dane osobowe, które dostarczył Administratorowi, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie, oraz przesłać je innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub w celu wykonania umowy. Użytkownik ma również prawo żądać bezpośredniego przesłania danych innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe.
5.1.6. do sprzeciwu wobec przetwarzania danych - zgodnie z art. 21 RODO:
5.1.6.1. Użytkownik ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jego danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym profilowania związanego z takim marketingiem. Po wniesieniu sprzeciwu Administrator zaprzestaje przetwarzania danych w tym celu.
5.1.6.2. Użytkownik może wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych w formie wiadomości e-mail zawierający informację o rezygnacji z otrzymywania komunikatów marketingowych usług Administratora.
5.1.6.3. W przypadku sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego Administrator zaprzestaje wykorzystywania danych w tym celu. Sprzeciw nie wpływa na możliwość przetwarzania danych w innych celach i na innych podstawach prawnych.
5.1.6.4. Użytkownik może również wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jego danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją. Administrator zaprzestanie takiego przetwarzania, chyba że wykaże istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do dalszego przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności Użytkownika, albo gdy dane są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
5.1.7. do wycofania zgody - zgodnie z art. 7 ust 3 RODO:
5.1.7.1. Użytkownik ma prawo do wycofania każdej zgody, jakiej udzielił Administratorowi.
5.1.7.2. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Od momentu wycofania zgody Administrator zaprzestaje przetwarzania danych w celu, którego zgoda dotyczyła, chyba że istnieje inna podstawa prawna przetwarzania.
5.1.8. do wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych.
5.2. Użytkownik może składać żądania dotyczące realizacji praw wskazanych w niniejszej Polityce drogą elektroniczną na adres: support@automation.house.
5.3. Administrator udziela odpowiedzi na żądanie osoby, której dane dotyczą, bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od jego otrzymania.
5.4. Z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące. Administrator poinformuje Użytkownika o takim przedłużeniu w terminie miesiąca od otrzymania żądania, podając przyczyny opóźnienia.
5.5. Administrator może poprosić Użytkownika o informacje niezbędne do potwierdzenia jego tożsamości, jeżeli jest to uzasadnione względami bezpieczeństwa.
5.6. Jeżeli żądanie Użytkownika nie zostanie uwzględnione, Administrator poinformuje Użytkownika o przyczynach odmowy oraz o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego.
6. OKRES PRZETWARZANIA DANYCH
6.1. Okres przetwarzania danych osobowych zależy od celu i podstawy prawnej przetwarzania. Administrator przechowuje dane nie dłużej, niż jest to niezbędne do realizacji danego celu, z uwzględnieniem obowiązków prawnych oraz możliwości ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, w szczególności:
6.1.1. w przypadku przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora – przez okres niezbędny do realizacji tego interesu albo do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu, chyba że Administrator wykaże istnienie nadrzędnych, prawnie uzasadnionych podstaw dalszego przetwarzania;
6.1.2. w przypadku przetwarzania na podstawie zgody – do czasu jej wycofania, z zastrzeżeniem możliwości dalszego przechowywania danych w zakresie niezbędnym do wykazania faktu udzielenia lub wycofania zgody oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
6.1.3. w związku z zawarciem i wykonaniem Umowy – przez okres obowiązywania Umowy, a po jej zakończeniu przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
6.1.4. w związku z obsługą wniosków, skarg, reklamacji i innych pism – przez okres niezbędny do ich rozpatrzenia, a następnie przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
6.1.5. w związku z marketingiem bezpośrednim – do czasu wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania albo wycofania zgody, w zależności od podstawy prawnej. Po wniesieniu sprzeciwu lub wycofaniu zgody Administrator może przechowywać minimalny zakres danych niezbędny do odnotowania sprzeciwu lub wycofania zgody i zapewnienia, że dane nie będą ponownie wykorzystywane w tym celu;
6.1.6. w związku z analizami statystycznymi, badaniami satysfakcji i analizą korzystania z Aplikacji – przez okres niezbędny do realizacji tych celów, a po ustaniu potrzeby identyfikowania Użytkownika, w formie zanonimizowanej lub zagregowanej, jeżeli jest to możliwe;
6.1.7. w związku z realizacją obowiązków prawnych – przez okres wymagany przez właściwe przepisy prawa.
6.2. Po upływie okresu przechowywania Administrator usuwa dane osobowe albo anonimizuje je, jeżeli dalsze wykorzystywanie danych w formie zanonimizowanej lub zagregowanej jest uzasadnione. Dane mogą być przechowywane dłużej, jeżeli jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami albo wynika z obowiązku prawnego.
6.3. Wycofanie zgody lub wniesienie sprzeciwu nie zawsze skutkuje usunięciem wszystkich danych osobowych. W zależności od podstawy i celu przetwarzania Administrator może zachować dane w zakresie niezbędnym do realizacji innych celów, wykonania obowiązków prawnych, rozliczeń, zapewnienia bezpieczeństwa albo ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
7. ODBIORCY DANYCH
7.1. W związku ze świadczeniem Usług dane osobowe mogą być przekazywane lub udostępniane następującym kategoriom odbiorców:
7.1.1. dostawcom usług IT, hostingu, chmury, utrzymania i bezpieczeństwa systemów informatycznych – w celu zapewnienia prawidłowego i bezpiecznego działania Aplikacji oraz przechowywania danych;
7.1.2. dostawcom Modeli AI, zewnętrznych API oraz usług integracyjnych – w zakresie niezbędnym do realizacji funkcjonalności Aplikacji uruchomionych przez Użytkownika;
7.1.3. operatorom płatności, bankom i dostawcom usług rozliczeniowych – w celu realizacji płatności, zwrotów i rozliczeń;
7.1.4. dostawcom usług księgowych, prawnych, doradczych i audytowych – w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków prawnych, obsługi działalności Administratora oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
7.1.5. dostawcom usług analitycznych, statystycznych, marketingowych i komunikacyjnych – w zakresie wynikającym z udzielonej zgody albo innej właściwej podstawy prawnej;
7.1.6. podmiotom powiązanym z Administratorem – w zakresie niezbędnym do świadczenia Usług, zapewnienia wsparcia technicznego, bezpieczeństwa lub obsługi działalności Administratora;
7.1.7. organom publicznym oraz innym podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa – wyłącznie w zakresie i w celach wynikających z tych przepisów.
7.2. W zależności od charakteru konkretnej usługi, podstawy przekazania danych oraz uzgodnień umownych, odbiorcy danych mogą działać jako:
7.2.1. podmioty przetwarzające - jeżeli przetwarzają dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora i w jego imieniu, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych;
1.1.1. niezależni administratorzy – jeżeli samodzielnie określają cele i sposoby przetwarzania danych, w szczególności w związku z realizacją własnych obowiązków prawnych, świadczeniem własnych usług lub zapewnieniem bezpieczeństwa tych usług;
1.1.2. odrębnie określane role stron – w przypadku usług, w których role Administratora i danego odbiorcy zależą od konfiguracji integracji, rodzaju danych lub sposobu korzystania z funkcjonalności.
8. MIEJSCE PRZETWARZANIA DANYCH
8.1. Dane Użytkowników, w tym dane przesyłane w ramach korzystania z Aplikacji, są przechowywane w infrastrukturze dostawców usług chmurowych wykorzystywanych przez Administratora, w szczególności Supabase, w regionie wybranym dla danej instancji Aplikacji.
8.2. W przypadku instancji przeznaczonych dla Usługobiorców z Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego dane są przechowywane w regionie EOG. Wybór regionu przechowywania nie wyklucza jednak możliwości przetwarzania danych lub uzyskiwania do nich dostępu przez dostawców usług Administratora lub ich podwykonawców znajdujących się poza EOG.
8.3. Informacje o regionie przechowywania danych dla danej instancji mogą zostać udostępnione Usługobiorcy na jego żądanie lub są określone w odpowiedniej umowie.
8.4. Informacje dotyczące bezpieczeństwa infrastruktury Supabase są dostępne pod adresem: https://supabase.com/security , natomiast informacje dotyczące retencji i bezpieczeństwa danych pod adresem: https://supabase.com/privacy#5-data-retention-and-security.
9. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY
9.1. Dane osobowe są co do zasady przekazywane odbiorcom znajdującym się w Polsce lub w innych państwach Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W związku z korzystaniem z usług niektórych dostawców technologicznych, Modeli AI, usług chmurowych, integracji, analityki lub wsparcia technicznego dane osobowe mogą być jednak przekazywane do państw spoza EOG albo podmioty znajdujące się poza EOG mogą uzyskiwać do nich dostęp.
9.2. Jeżeli przekazanie danych osobowych poza EOG jest dokonywane, Administrator stosuje odpowiedni mechanizm transferu przewidziany w rozdziale V RODO, w szczególności:
9.2.1. decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, jeżeli ma zastosowanie;
9.2.2. standardowe klauzule umowne przyjęte decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2021/914;
9.2.3. dodatkowe środki ochrony, jeżeli są wymagane w związku z oceną prawa i praktyki państwa trzeciego oraz charakterem transferu.
9.3. W związku z korzystaniem z usług dostawców Modeli AI i innych usług technologicznych, dane osobowe mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych lub innych państw trzecich, w zakresie niezbędnym do realizacji funkcjonalności uruchomionych przez Użytkownika.
9.4. W zależności od konkretnego dostawcy i zakresu usługi transfer może być oparty w szczególności na decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, uczestnictwie dostawcy w EU–US Data Privacy Framework, standardowych klauzulach umownych lub innych zabezpieczeniach przewidzianych w RODO. Mechanizm zastosowany w odniesieniu do konkretnego transferu zależy od dostawcy, państwa odbiorcy, zakresu przekazywanych danych oraz rodzaju usługi. Informacje o właściwym mechanizmie są określane w dokumentacji dostawcy, umowie powierzenia lub innej umowie regulującej przetwarzanie danych.
10. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH
10.1. Administrator prowadzi analizę ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych oraz stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa danych. Dostęp do danych jest przyznawany wyłącznie osobom upoważnionym i tylko w zakresie niezbędnym do wykonywania ich zadań. Wybrane operacje i zdarzenia związane z dostępem do danych mogą być rejestrowane i monitorowane w zakresie niezbędnym do zapewnienia bezpieczeństwa, wykrywania nieprawidłowości i rozliczalności działań.
10.2. Administrator podejmuje uzasadnione działania w celu zapewnienia, aby podwykonawcy i inne podmioty przetwarzające dane na jego zlecenie stosowały odpowiednie środki techniczne i organizacyjne oraz spełniały wymagania wynikające z obowiązujących przepisów i zawartych umów.
10.3. Administrator stosuje odpowiednie do charakteru przetwarzania i poziomu ryzyka środki techniczne i organizacyjne, w szczególności mechanizmy kontroli dostępu, szyfrowanie danych w odpowiednim zakresie, monitorowanie systemów informatycznych oraz działania służące wykrywaniu i usuwaniu incydentów bezpieczeństwa.
11. DANE KONTAKTOWE
Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres e-mail support@automation.house lub adres korespondencyjny AION EU sp. z o.o., al. Jana Pawła II 22, 00-133 Warszawa.
12. ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI
12.1. Administrator może aktualizować niniejszą Politykę w szczególności w związku ze zmianą przepisów prawa, zakresu lub sposobu działania Aplikacji, wykorzystywanych dostawców usług albo środków technicznych i organizacyjnych stosowanych przez Administratora.
12.2. Aktualna wersja Polityki jest publikowana w Serwisie lub w Aplikacji i zawiera informację o dacie ostatniej aktualizacji.
12.3. O istotnych zmianach, w szczególności dotyczących celów lub podstaw prawnych przetwarzania danych, Administrator poinformuje Użytkownika w sposób odpowiedni do charakteru zmiany, w szczególności za pośrednictwem Aplikacji lub na adres e-mail przypisany do Konta.
12.4. Zmiany Polityki nie wpływają na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed ich wejściem w życie. Jeżeli zmiana wymaga uzyskania zgody Użytkownika, Administrator uzyska ją przed rozpoczęciem przetwarzania danych w zmienionym zakresie.
12.5. Polityka obowiązuje od dnia wskazanego w jej aktualnej wersji.